Les projets de GED, au Québec, en panne !


Les projets de GED, au Québec, en panne 

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Les projets de GED – ECM subissent actuellement un ralentissement voir un arrêt.

Plusieurs projets gouvernementaux sont ainsi à l’arrêt ou en transition. La politique gouvernementale prudente a effectivement gelé de nombreux projets technologiques dont ceux de GED (GID appellation plus utilisé au gouvernement).

ghjPar ailleurs et sans lien direct avec cette politique, des ministères ont volontairement décidé le gel de leur projet GED. Certains autres ‘patinent’ dans l’attente d’une migration de la solution ou de celle d’Oracle, ou encore d’évolutions connexes, mais aussi par manque de visibilité et de connaissance. 

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Dans le secteur privé, on observe des arrêts de projets suite  à un abandon pure et simple de la solution, un gel du projet GED, ou un coup de frein sur les dépenses avec un virage majeur vers une approche plus simple et pragmatique, au périmètre moins large (en utilisant une plate-forme collaborative en place, par exemple…).

Les conséquences sont évidemment :

  • un recul de l’agenda pour des fonctions pourtant indispensables dont la disponibilité est désormais urgente.
  • la renonciation aux fonctionnalités modernes.
  • Sur le plan financier, des conséquences pécuniaires passées mais aussi futures, sont à intégrer.
  • Le plus grave serait qu’un retard majeur soit pris face aux évolutions technologiques offertes désormais au travers du virage numérique pour un meilleur service aux citoyens, et à la clientèle. La mise en conformité vis à vis des lois en place, et à venir serait potentiellement retardée.

Pourquoi cette situation?

Cette situation est explicable et comparable à celle que j’ai personnellement vécu dans d’autres régions géographiques. Elle est la conséquence, d’un processus de modernisation technologique dans un contexte novateur, pour les clients comme les partenaires. Je compare souvent cette réalité à celle des années 90, avec la mise en place des premiers sites WEB.

Détail du cas du WEB:

La situation était la suivante :

  • Que fait on avec?
  • Qui fait quoi?
  • Qui connaît quoi?
  • Quelle est la cible?
  • Combien cela coûte?
  • Où sont les bénéfices?

Solution technologique oblige, les informaticiens ont pris la direction des opérations. Par la suite spécificité multimédia, web design etc., aidant, les infographistes et premiers spécialistes du web ont pris le relais. Enfin, après plusieurs versions du site, plusieurs mois ou années, la cible ayant été bien déterminée, la direction marketing et communications a pris la stratégie et les opérations WEB en main, travaillant en équipe avec les spécialités précédemment nommés…

Le cas de la GED (et de sa ‘dérive’ ECM)

ECRAN1Quelque années plus tard, ‘nous’ répétons les mêmes hésitations avec la GED. Les raisons sont un peu différentes.Par exemple, en Europe, la contrainte était, à l’époque, d’abord financière avec un coût du stockage du papier devenu exorbitant pour des sièges sociaux situés principalement dans les capitales. Les archivistes en charges de la gestion documentaire appréhendaient les premières solutions basées sur des technologies comme Dbase, Access ou Filemaker (Claris). Ils assumaient à la fois leur responsabilité de gardien du patrimoine, et de gestionnaire des documents (plan de classification et cycle de vie). Le document était d’ailleurs le plus souvent une archive. Petit à petit, la numérisation prenait progressivement de l’ampleur et les documents devenaient de plus en plus numériques. Les informaticiens avaient la partie technique de la solution en charge. Parfois ce sont eux qui prenaient la direction du projet GED, et le déploiement consistait principalement à installer la solution. Les utilisateurs étaient encore essentiellement les archivistes.

Par la suite grâce à l’arrivée de nouvelles technologies (SQL, XML, Dot.net),  les éditeurs on offert des fonctionnalités plus avancées comme l’utilisation des worflow, ou des métadonnées par exemple. Le paramétrages est devenus plus aisé (réduction progressive du code à développer). La portée de la GED s’est élargie dans des proportions dépassant les attributions des archivistes, et les informaticiens se sont naturellement positionnés comme chef d’orchestre du projet de GED, puisque les mieux aguerris à la gestion de projets technologiques. En effet à cette époque richesse fonctionnelles rimait surtout, avec richesse technologique.

De cette situation finalement assez nébuleuse, la haute direction ne savait pas décider qui devait avoir la charge de la GED (archivistes, informaticiens, chacune des directions opérationnelles, ou autre), ne sachant pas suffisamment ce que fait la GED dans l’entreprise. Aujourd’hui encore, les différentes directions subissent ou regardent la GED sans savoir vraiment ce qu’elle peut leur apporter. Ni les équipes en charges des processus ni le marketing ne soupçonnent souvent qu’ils seront les premiers bénéficiaires de la performance de la GED.

Pendant ce temps les éditeurs offraient des solutions de plus en plus ‘larges’ et souvent lourdes. Face à des décideurs qui dans le doute ont plus facilement fait confiance à de grosses compagnies pour des produits très chers, souvent sans autres arguments de choix précis que la pérennité de la compagnie et implicitement de la solution offerte… (les grilles de sélection de critères auxquelles la majorité des éditeurs savent répondre positivement, ne permettant pas de valider efficacement une solution parmi d’autres.)

Le pourquoi du pourquoi.

Comme dit précédemment la GED représente des fonctionnalités novatrices et il n’y a pas beaucoup de référentiels ni à des pratiques ni à des solutions dans l’organisation, lorsque le temps d’analyser les besoins arrive. Le niveau de connaissance et de formation est aussi, très limité (y compris chez les partenaires) du fait de la jeunesse du sujet. Si les archivistes dominent le sujet de la gestion documentaire, ils ignorent bien souvent les enjeux des processus ou des technologies connexes (gestion des courriels, signature numérique, métadonnées, capture, Cloud, ediscovery). La numérisation se révèle systématiquement comme un projet à part entière du fait des détails et des spécificités que l’on découvre à l’usage…. Les informaticiens de leur côté ne maîtrisent que peu les enjeux bénéfiques de la GED au delà de la performance apparente de la solution. Les équipes concernées au premier niveau, Processus et Marketing, ne savent pas définir quels besoins fonctionnels seront comblés par quels fonctionnalités de GED et plus largement du virage numérique.

Le déploiement se fait alors avec des résultats décevants :

scvsscIl est souvent constitué d’une installation-implantation technique avec paramétrage des postes clients et un zeste de formation. L’accompagnement au changement souvent mis en avant est mal assumé par des équipes connaissant plus la psychologie que la GED, sa portée et ses bénéfices au niveau de l’organisation et de l’utilisateur lui même. C’est par la suite que l’on découvre que le projet prend une tournure bien plus conséquente qu’initialement prévu. La bouchée trop grosse ne permet plus de respecter l’agenda et le budget, les implications de la gouvernance génère de nombreux sous projets; la GED perd son statut de simple solution d’accompagnement pour la gestion documentaire en devenant enjeu stratégique de la performance, registre qui nécessite une organisation tout autre..

  

Causes et conséquence

  • Faute d’avoir une solution en place, démontrant la performance de la GED.
  • Faute d’avoir des bénéfices suffisants à mettre en face des investissements parfois démesurés (dizaines de millions de dollars engloutis…)
  • Faute d’avoir une vision globale et stratégique du virage numérique dans lequel doit s’inscrire le projet de GED
  • Faute d’avoir suffisamment de connaissances en interne
  • Ayant démarré le projet la tête ‘la première’ par exemple, avec une numérisation massive
  • Ayant trop fait confiance au catalogue de l’éditeur
  • Ayant  pris le projet trop large dès le commencement

                                    La sagesse amène à un principe de précaution, le moratoire.

Conseils:

Il n’est pas possible de nier l’importance de la GED pour répondre notamment aux besoins de performances et de légalité. Si le projet est ‘sur la glace’, il devra donc être repris. Il convient donc de ne pas laisser au seul temps la faculté de repartir mieux la prochaine fois. Dans mes expériences, j’ai d’ailleurs, pu constater parfois une deuxième chute…

Les informations que je communiquerai dans mon prochain document, vous fournirons quelques clés de succès dans une approche pragmatique et performante. La priorité sera donnée à la recherche des bénéfices, dans un contexte de performance. La vision devra être proactive plutôt que réactive. La GED apportera ainsi sa contribution à la modernité des processus d’affaires intégrés aux réalités du virage numérique, sans devenir un système pieuvre et finalement inefficace.

Sans titre 3Il est impératif de continuer ou de mettre en œuvre une réflexion intégrée concernant ce virage numérique qui nécessite une trajectoire adaptée et un ajustement de la vitesse. L’arrêt, s’il apparaît sécuritaire comporte des risques préjudiciables à la finalité du projet. Le choix des contributeurs se révélera essentiel. Enfin le projet de GED ne pouvant être isolé, doit être intégré aux enjeux stratégiques et opérationnels.

20130214 Philippe Goupil   

Can  418 717 0359
US    949 208 1867
 

Projet GED et choix

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À la question quelles sont les solutions de GED disponibles sur le marché je réponds couramment qu’il en existe environ deux-cents ‘visibles’ et dignes d’intérêt sur le marché international dont plus d’une vingtaine au Canada.

Mais la question n’est pas de connaître la liste trop considérable de solutions variées disponibles.

En voici les raisons:

  • Le succès d’un projet de GED est rarement attribuable à son éditeur.
  • Le client et plus précisément l’équipe en charge de la GED est responsable au premier chef du succès ou de l’échec.

Contexte québécois 

Il est important de préciser quel est le contexte de la GED au Québec.

  •  Il y a beaucoup plus de constats d’échec, au Québec, en matière de GED, que de succès.
  • Il est quasiment impossible aujourd’hui de trouver une organisation pour laquelle la GED est déployée avec succès à la grandeur de l’organisation.
  • Le gouvernement du Québec à adopté l’appellation GID pour ‘gestion intégrée des documents’, alors qu’on peut déplorer qu’il ne dispose que de solutions souvent peu évoluées et rarement modernes. Ces solutions ressemblent plus à des SAE (Systèmes d’archivage électronique) qu’à des solution de GED. Le terme de GID est finalement assez prétentieux en regard de la performance offerte aux utilisateurs.
  • Un certain nombre de solutions sont disponibles et implantées au Québec, en provenance des États Unis, du Canada et de l’Europe, ou encore de la communauté internationale open source. Environs cinq éditeurs Québécois offrent des solutions. Il y a donc assez de choix !

 La bonne question

La bonne question pour déployer la bonne solution est de savoir pourquoi nous souhaitons utiliser une GED, et comment nous allons l’utiliser. Je ne dis pas nécessairement la meilleure solution, car cet exercice est probablement impossible. Comme déjà dit, la part de responsabilité de l’éditeur n’est pas majoritaire dans le succès d’un projet de GED,

La recherche de bénéfices est le meilleur argument et la cible principale.

La conformité et la légalité ne constituent que des composantes de la motivation, du choix et du déploiement.

Les bénéfices principaux se mesure en termes de productivité, ce qui comprend les économies d’espaces, de temps perdu, de déplacements, habituellement cités, mais s’appuie principalement sur une optimisation des processus. Au gouvernement on parle de compenser les départs à la retraite et mieux servir les citoyens. En entreprises on parle de réductions de coûts et d’accroissement de la rentabilité et des profits.

Pour choisir une solution il va donc falloir rechercher les points ou une solution de GED va permettre ces bénéfices dans un contexte technologique et culturel existant.

Les solutions de GED pré-retenues doivent répondre à des fonctionnalités de base de la GED permettant le dépôt et la recherche des documents dans un contexte de gestion optimum s’appuyant notamment sur les principes de gestion documentaire et d’archivage d’une part et d’amélioration des processus documentaires (Workflow).

L’erreur encore fréquente est de vouloir établir une liste exhaustive de critères de choix. Avec quelques spécialistes de la profession, nous nous accordons à supprimer ce genre de liste pour la raison suivante: Nous arrivons à un nombre dépassant les mille questions pour essayer de discriminer un produit parmi plusieurs dix ou vingt. L’exercice devient rapidement impossible voir stupide. En effet, il n’existe aucune solution capable de répondre positivement à la totalité des questions. Même si on applique des variantes rendant certains critères obligatoires et d’autres, optionnels l’exercice restera impossible. Par ailleurs si la question est de savoir si une solution répond à un critère, l’important est surtout de savoir comment. (exemple: la solution dit être interfacée avec SharePoint (Microsoft); oui mais comment en fonction de chacun des différents aspects de la relation)

Le conseil que je donne est donc encore une fois, de partir des points ou les bénéfices seront les plus tangibles pour définir la meilleure utilisation de la GED et non pas de la soit disant meilleure solution du marché qui pourrait être présentée dans un célèbre tableau carré…

À titre d’exemple, des éditeurs prestigieux peuvent avoir des références calamiteuses du fait d’une mauvaise utilisation de leur solution. À l’inverse des solutions modestes vont être capables de répondre à des besoins bien déterminés.

Investir dix ou quarante millions dans un projet de GED n’est absolument pas un critère de succès.

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La GED n’est pas chose compliquée, c’est ce que nous en faisons qui le devient!

Enfin, je constate que dans sa phase de pré-projet, la GED est parfois estimée jusqu’à dix fois moins de ce qu’elle coûtera, pour des performances potentielles sous estimées. La portée et les bénéfices à en attendre étant méconnus, la cible est, par voie de conséquence, mal définie.

Urgence !

Il est urgent de déployer la GED partout, mais avec calme, par étapes, et en commençant par des choses simples. La numérisation n’étant pas forcément le meilleur point de départ…

20121212 Philippe Goupil

La dématérialisation des documents

Sans titre 3La Gestion Électronique de Documents passe par la dématérialisation des documents analogiques

IMG_0259Le développement de la Gestion Électronique de Documents (GED) est une nécessité. Cette obligation doit amener des gains de productivité spectaculaires, dans un contexte qualitatif amélioré.

Les outils dont nous disposons permettent à nos systèmes d’utiliser des prnumeriseurocessus de mieux en mieux décrits et donc de plus en plus efficaces. Si les données circulent de manière fluide et si le processus se déroule efficacement entre les applications et les utilisateurs, le document reste, quant à lui, trop souvent un point de blocage sinon de ralentissement, car il n’est pas toujours rendu disponible en ligne dans sa version électronique. Pour alimenter le processus en question, il est souvent nécessaire de procéder par une étape faisant appel à une manipulation physique du document, comme principalement, une photocopie, une signature manuscrite, une télécopie ou un envoi postal. La numérisation des documents constitue ainsi, souvent, la première étape ou au moins la première motivation d’un projet d’implantation d’une GED.

La dématérialisation, est le nom donné au processus permettant, au-delà de la simple numérisation, d’indexer et de rendre les documents devenus numériques, accessibles par les systèmes informatiques. Ceux-ci pourront avoir accès au contenu du document; dans ce cas, on parle de la capture des données. La dématérialisation comble ce qu’on pourrait appeler le chaînon manquant de la chaîne numérique que représente un document analogique et papier essentiellement.

En quoi consiste précisément la dématérialisation?

En temps que support d’information le document dès sa création est diffusé consulté, annoté, et conservé pour acheminer une information et des données. Les utilisateurs, individus ou systèmes, doivent y avoir accès en tout temps selon leurs droits (interne/profil, externe/diffusion ou partenariat). L’image du document permet une consultation ‘’visuelle’’ pour information ou preuve légale par exemple. L’utilisation des données recueillies, permet, quant à elle d’alimenter un processus d’affaires (ex: traitement automatisé d’un bon de commande papier, par un système informatisé). Le papier représente des coûts au delà de sa production. Impression de l’information, mise sous plis, affranchissement, acheminement, ouverture des enveloppes, distribution, photocopie, stockage, déstockage, etc.. La dématérialisation permet ainsi de supprimer le support papier au profit de sa version numérique. Ce processus reste valable aussi longtemps que la source de certains documents restera papier.

Les enjeux de la dématérialisation.

L’ensemble des documents officiels circulant pour les relations entre les citoyens et les administrations est disponible en grande majorité en format papier. Il en est de même, probablement dans une proportion moindre pour ce qui concerne les échanges inter-entreprises pour lesquels les contraintes légales et officielles sont souvent moins lourdes, alors que le besoin en termes de performances et rentabilité prime. C’est internet qui a permis d’accentuer le développement de cette communication.
Lois, décrets, ou normes; de nombreux textes encadrent déjà ces échanges sur le plan juridique, réglementaire et normatif. Au gouvernement, la dématérialisation pourrait se développer de façon prioritaire au niveau des relations avec les fournisseurs, comme dans le cas des appels d’offres, des devis, et de la facturation. Au niveau des entreprises la croissance de la dématérialisation va se faire progressivement et point à point, comme dans les échanges administratifs et certains travaux collaboratifs. Certains organismes en relations avec les entreprises offre déjà des documents en version électronique. Nos fournisseurs habituels privilégient de plus en plus les versions électroniques des documents mis à disposition tels que les factures de téléphone ou les relevés de compte.  A ce propos, nous constatons déjà au niveau individuel et privé, les changements que cela impose dans la gestion de nos affaires. Il est ainsi aisé de comprendre que le virage électronique dans l’entreprise ou le gouvernement impose une organisation nouvelle des processus et un important accompagnement au changement. Ces changements liés à des fonctions et des principes nouveaux nécessitent des compétences nouvelles, le temps du changement mais aussi de nouvelles compétences pour la gestion de nouvelles activités.

Les enjeux technologiques trouvent aujourd’hui des réponses aux différents cas d’espèces.

Ce sont les enjeux ‘’ ‘politiques’’ et ‘’stratégiques’’ qui devront être abordés avec une grande attention. Attention pour une acceptation par les usagers (internes ou externes), attention pour une vision globale de la GED dans le système d’information mais aussi de la vision d’entreprise ou de la mission de l’organisation.

Un accompagnement à forte valeur ajoutée est indispensable pour la réussite du projet de GED. La dématérialisation est implicitement un point majeur de cette évolution.

ECRAN1Les bénéfices à attendre:

La profession s’accorde sur le fait que l’usage de la dématérialisation des documents et de leurs échanges apporte un retour sur investissement en moins d’une année. En effet, la mise à disposition de la version numérique des documents permet de:

  •       Rationaliser et faciliter l’accès aux informations en améliorant la productivité.
  •       Réduire considérablement la dispersion des documents et de l’information
  •       Améliorer la performance et les conditions de travail des utilisateurs finaux
  •       Diminuer la consommation d’espace
  •       Diminuer la consommation d’énergie en réduisant les transports des documents    les photocopies multiples et l’entretien des espaces de stockage.