La GED: Une décision stratégique

À bien y regarder,

Les projets de Gestion électronique de documents au sens large (GED / ECM), sont plus souvent des projets inachevés, ou carrément des échecs, et en tout cas, souvent des demi-succès à la portée réduite.

Why. The Dude looking at red question mark.On constate que ces projets sont menés par des équipes incomplètes, pour lesquelles, des compétences manquent. Les informaticiens et les archivistes constituant la majeure partie des responsables et intervenants, représentent deux populations qui font au mieux de leurs connaissances et avec leurs perceptions. Ainsi, selon l’équipe qui va prendre les commandes du projet, celle-ci va répondre, en priorité, à des réalités archivistiques ou à des réalités technologiques. Au bilan, l’organisation va pouvoir ‘ranger’ ses documents aux bons endroits, et donner des accès aux bonnes personnes, le tout selon les périodes requises par les trois stades du cycle de vie de chaque document. On parle, ici, plutôt de gestion documentaire en version numérique. Finalement, avec les outils disponibles aujourd’hui, une équipe technique peut développer un outil de classement et de recherche avancée en créant des règles de gestion conformes aux contraintes légales et archivistiques, s’appuyant sur une gestion stricte des droits d’accès, en appliquant ce qui se fait en partie à partir d’outils de travail collaboratifs du marché… Mais n’est-ce justement pas là où aboutissent un certain nombre de projets ?…

À bien y repenser,

Render Concept of a DMS - Document Management Word CloudLa Gestion électronique de documents n’est finalement pas un système à part entière, sauf pour l’activité d’archiviste de manière exclusive. Elle doit être un outil au service des processus d’affaires et des utilisateurs. On retrouve, entre autres, dans les objectifs de la GED, ceux de ‘rationaliser‘ les processus, augmenter‘ la productivité, ‘faciliter‘ les opérations dans des emplacements multiples et distants, ‘rencontrer les exigences‘ de conformité, ‘faciliter‘ le travail du personnel, ‘fluidifier‘ et ‘accélérer‘ les communications. 

À ce titre une telle solution doit être pensée et mise en oeuvre par une équipe pluridisciplinaire qui devra offrir des compétences en architecture d’entreprise, en gouvernance de l’information et des processus, ayant, effectivement, des compétences technologiques et archivistiques, mais aussi psychologique et pédagogique. En effet après des années passées au milieu des utilisateurs, je peux confirmer que ce qui se dit souvent, s’oublie au moins aussi souvent; à savoir que la gestion du changement est un point d’articulation de ce projet stratégique parce que sensible.

Il devient, donc, évident que pour le projet de GED prenne sa valeur et réussisse, celui-ci doit être issu d’un besoin lié au processus d’affaires.

Sphère stratégieEn conséquence, ma conviction est qu’une décision stratégique proactive et non pas une réponse à une pression légale ou technique, doit initier le besoin de GED. Ainsi semblerait-il naturel qu’un projet de gestion électronique de documents trouve, par exemple, son origine au sein de l’équipe de Marketing stratégique d’une industrie, ou de la direction générale d’une organisation gouvernementale.

Les besoins principaux seront formulés dans un langage opérationnel qui une fois traduits en fonctionnalités décriront les besoins concernant les processus, les utilisateurs, et les règles pour les documents et leur accès, par exemple.

ECRAN1

Ainsi le cahier des charges pourra s’enrichir de critères portant sur la stratégie et la finalité d’affaires plus que sur les centaines de fonctionnalités extraites d’un guide archivistique, sans discernement, auxquels, la majorité des éditeurs de solution, répond positivement.

La clé du succès résidera dans votre capacité à

3d small people with a checklist

  • Avoir une vision d’entreprise, comprise et détenue par la haute direction
  • Traduire les besoins, et faire des choix stratégiques et opérationnels pour établir les bonnes règles en conformité avec la vision et les choix de l’organisation, dans le respect des lois en vigueur.
  • Intégrer la GED en gouvernance au sein des processus d’affaires
  • Positiver le changement organisationnel auprès des utilisateurs
  • Évaluer en permanence la performance de la solution

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