Des solutions au secours des documents non-structurés

Le 5 décembre 2013, à la vitrine technologique du gouvernement du Québec

J’aurais le plaisir de vous présenter les sujets brûlants suivants

Inventaire et nettoyage des serveurs :

Il s’agit de l’analyse de votre voûte documentaire et de vos serveurs pour offrir l’inventaire très précis des différents documents et fichiers stockés. Le rapport de cette analyse vous permettra de nettoyer vos bases des documents obsolètes, ou multiples. Si votre solution de GID GED offre des rapports, aucun autre système ne sait fournir, aujourd’hui, un audit aussi précis. Cette solution intègre à la fois à votre voûte GED mais aussi les serveurs qui ne sont pas gérés ou accédés par la GED

Les bénéfices immédiats sont :

  • diminution des espaces de stockage
  • tri par type, famille, dates, etc…
  • mise en valeur des documents dans leur bonne version
  • découverte des version multiples
  • découverte des documents et informations ‘perdues’
  • épuration des courriels actuellement archivés
  • augmentation de la qualité de la GID-GED et du système d’information
  • augmentation de la performance
  • coût de traitement fortement réduit
  • la solution à une préoccupation de plus en plus généralisée

Traitement automatisée et intelligent des courriels

Il s’agit de traiter tous les courriels entrants et sortants, d’en extraire automatiquement, ce qui est habituellement récupéré par une intervention humaine, pour

  • analyser les courriels en entrée et en sortie
  • générer automatiquement les métadonnées
  • s’intégrer avec la solution de GID-GED
  • analyser des fichiers pst et autres types
  • épurer les zones de stockage des courriels

Bénéfices :

  • Localisation sur les serveurs des courriels contenant des éléments ou informations à valeur légale ou contractuelle
  • Nettoyage des archives de courriel
  • Automatisation du classement (instantané, et à posteriori)
  • Contrôle de la conformité des envois
  • Contrôle de la sécurité en sortie
  • économies de traitement
  • intégration avec les processus d’affaires
  • augmentation de la qualité de la GID GED

Share Point : Capture automatique des métadonnées

Il s’agit de rendre l’utilisation de SharePoint plus aisée y compris dans un système de GED tiers. La solution que nous vous montrerons permet de manière simple, d’extraire toutes les métadonnées ‘otages’ d’arborescences variées et surtout de la ‘noyade’ au sein de documents non structurés. On parle de tous les documents pour lesquels des métadonnées n’ont pas été affectées, comme, par exemple, dans le rapatriement de documents anciens ou de flux de documents externes. La solution permettra le traitement par lots et l’affectation automatique des métadonnées, non détectées ou oubliées lors de l’enregistrement initial.

Bénéfices :

  • découverte des métadonnées ignorées
  • automatisation du traitement
  • qualité de la GID GED
  • performance
  • découverte de documents perdus
  • meilleure gestion des versions de document (exemple, entre différents sites SP (SharePoint))
  • cohérence documentaire entre les différents sites SP
  • amélioration de la recherche des documents
  • intégration optimisée avec les processus d’affaires

 

*Une définition vulgarisée du terme ‘non structuré’ applicable aux documents

Tout document qui ne permet pas son repérage ou celui de son contenu par un système ‘classique’, et pour lequel la solution la plus simple et efficace resterait la recherche par arborescence par exemple, et la lecture par l’Homme. À titre d’exemple, une simple lettre est non structurée, en dehors de la date et la signature. Par opposition un formulaire est un document structuré.