Une nouvelle génération pour la GED ou ECM

Présentation / formation gratuite  du 11 avril 2013 à Québec

Les deux éléments clés de cette présentation ont été:

– Les causes des retards et des échecs actuels 

– Les moyens du succès des futurs projets

En savoir un peu plus:

Enjeux et vision d’une nouvelle génération pour la GED GID ou ECM. Après les premières tentatives et installations plus ou moins fructueuses de solutions de GED (gestion électronique de documents), rarement intégrée…est venu le temps d’un constat de ce qu’offrent les solutions implantées par rapport à ce qu’attendent véritablement les organisations. Quelques soient les appellations, GED  GID ou ECM, ont désormais suffisamment de fonctionnalités pour offrir les bénéfices attendus. Cette présentation offre un regard sur les vrais enjeux, la vision, et les moyens modernes pour réussir le projet dans le cade du futur virage numérique.

Nous en sommes à la troisième génération. 

La première a donné l’accès au traitement informatisé de la Gestion documentaire s’appuyant d’une part sur des technologies lourdes ( gros systèmes) avec une absence totale d’ergonomie, et d’autre part, sur des solutions en réseaux s’appuyant principalement sur Dbase, Access ou Filemaker (Claris). Nous disposions d’un système d’archivage électronique qui ouvrait la porte au chargement de documents numérisés, permettant de gérer soit du papier, soit des documents numériques ou les deux. La gestion des documents héritée de l’ère du papier,  imposait avant tout, la classification et la gestion du cycle de vie du document. La vision de la voûte numérique  était essentiellement celle d’un explorateur type Windows.

La deuxième génération a apporté l’utilisation des métadonnées donnant l’accès à une recherche avancée sur d’autres critères que l’arborescence des dossiers et le titre des documents. Les technologies de type SQL XML dot.net ont permis des progrès considérables de performance, permettant des recherches plus précises dans une masse de plus en plus conséquente de documents.Aujourd’hui, l’accroissement gigantesque du nombre de documents à gérer et surtout à retrouver…, et l’évolution des législations, imposent de nouvelles contraintes et règles. On imagine facilement qu’avec des outils de deuxième génération, si la recherche reste possible, le nombre de résultats devient trop important et la capacité de granularité insuffisante ou trop complexe, face à des volumes devenus colossaux.

La troisième génération de GED GID ECM permet d’accéder à ces nouvelles conditions, et va sans aucun doute, donner le coup d’envoi à ces nombreux projets arrêtés, inachevés ou en attente de lancement. Philippe Goupil nomme  comme solutions de troisième génération celles qui permettent de rechercher un document, non pas uniquement par le même chemin que celui qui a permis son dépôt dans la voûte mais, par un accès complémentaire direct et massif auprès des documents. Ces nouveaux moyens sont entre autres, l’analyse sémantique, et le ediscovery, où les documents sont analysés et indexés selon de nombreux critères dont la complexité et la performance relèvent de technologies matures très avancées. Ces technologies sont aujourd’hui accessibles.

Si le débat chez certains visionnaires existe quant à la complémentarité ou la substitution  des générations deux et trois de la GED, l’histoire et les capacités des nouveaux outils décideront. Aujourd’hui un grand pas est franchi en termes de performances, et les deux générations vont assurément cohabiter de manière complémentaire comme nous le verrons dans cette présentation.

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Ordre du jour de la journée du 11 avril à la Vitrine technologique de Québec

Matinée:*

 Titre : Projet GED GID: Anciens échecs et nouvelles perspectives

1. Constat et explication des échecs (30 min). Plusieurs expériences ou tentatives ont mené à des constats d’échec au gouvernement comme dans le privé.
2. Enjeux et clés de succès du projet GED – GID (1h30)

• • • Les vraies cibles
    • Les bons acteurs    

   pause 15 minutes 

• • • Les offres disponibles
    • Les clés d’un projet gagnant (30 minutes)

3. Échanges (30 minutes et plus)

 Après midi:**

Titre : Nouvelle génération pour la GED la GID ou l’ECM

• Historique de la GED à l’ECM  (30 minutes)
• Nouveaux contextes nouvelles possibilités  (30 minutes)

   pause 15 minutes

• Présentation de solutions novatrices de GED GID (liste à venir).  (une heure)

* INSCRIPTION POUR LA MATINÉE  CLIQUER ICI ! 

** INSCRIPTION POUR L’APRES-MIDI  CLIQUER ICI !

Possibilité de dîner sur place à la cafétéria du CSPQ

Publiques concernés:

• Responsables de la GED
• Archivistes
• Informaticiens
• Responsables des processus
• Direction général

Prochaine conférence: ‘Le coffre fort numérique’

Philippe Goupil 20130311                                  À propos de Philippe Goupil