Les projets de GED, au Québec, en panne !


Les projets de GED, au Québec, en panne 

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Les projets de GED – ECM subissent actuellement un ralentissement voir un arrêt.

Plusieurs projets gouvernementaux sont ainsi à l’arrêt ou en transition. La politique gouvernementale prudente a effectivement gelé de nombreux projets technologiques dont ceux de GED (GID appellation plus utilisé au gouvernement).

ghjPar ailleurs et sans lien direct avec cette politique, des ministères ont volontairement décidé le gel de leur projet GED. Certains autres ‘patinent’ dans l’attente d’une migration de la solution ou de celle d’Oracle, ou encore d’évolutions connexes, mais aussi par manque de visibilité et de connaissance. 

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Dans le secteur privé, on observe des arrêts de projets suite  à un abandon pure et simple de la solution, un gel du projet GED, ou un coup de frein sur les dépenses avec un virage majeur vers une approche plus simple et pragmatique, au périmètre moins large (en utilisant une plate-forme collaborative en place, par exemple…).

Les conséquences sont évidemment :

  • un recul de l’agenda pour des fonctions pourtant indispensables dont la disponibilité est désormais urgente.
  • la renonciation aux fonctionnalités modernes.
  • Sur le plan financier, des conséquences pécuniaires passées mais aussi futures, sont à intégrer.
  • Le plus grave serait qu’un retard majeur soit pris face aux évolutions technologiques offertes désormais au travers du virage numérique pour un meilleur service aux citoyens, et à la clientèle. La mise en conformité vis à vis des lois en place, et à venir serait potentiellement retardée.

Pourquoi cette situation?

Cette situation est explicable et comparable à celle que j’ai personnellement vécu dans d’autres régions géographiques. Elle est la conséquence, d’un processus de modernisation technologique dans un contexte novateur, pour les clients comme les partenaires. Je compare souvent cette réalité à celle des années 90, avec la mise en place des premiers sites WEB.

Détail du cas du WEB:

La situation était la suivante :

  • Que fait on avec?
  • Qui fait quoi?
  • Qui connaît quoi?
  • Quelle est la cible?
  • Combien cela coûte?
  • Où sont les bénéfices?

Solution technologique oblige, les informaticiens ont pris la direction des opérations. Par la suite spécificité multimédia, web design etc., aidant, les infographistes et premiers spécialistes du web ont pris le relais. Enfin, après plusieurs versions du site, plusieurs mois ou années, la cible ayant été bien déterminée, la direction marketing et communications a pris la stratégie et les opérations WEB en main, travaillant en équipe avec les spécialités précédemment nommés…

Le cas de la GED (et de sa ‘dérive’ ECM)

ECRAN1Quelque années plus tard, ‘nous’ répétons les mêmes hésitations avec la GED. Les raisons sont un peu différentes.Par exemple, en Europe, la contrainte était, à l’époque, d’abord financière avec un coût du stockage du papier devenu exorbitant pour des sièges sociaux situés principalement dans les capitales. Les archivistes en charges de la gestion documentaire appréhendaient les premières solutions basées sur des technologies comme Dbase, Access ou Filemaker (Claris). Ils assumaient à la fois leur responsabilité de gardien du patrimoine, et de gestionnaire des documents (plan de classification et cycle de vie). Le document était d’ailleurs le plus souvent une archive. Petit à petit, la numérisation prenait progressivement de l’ampleur et les documents devenaient de plus en plus numériques. Les informaticiens avaient la partie technique de la solution en charge. Parfois ce sont eux qui prenaient la direction du projet GED, et le déploiement consistait principalement à installer la solution. Les utilisateurs étaient encore essentiellement les archivistes.

Par la suite grâce à l’arrivée de nouvelles technologies (SQL, XML, Dot.net),  les éditeurs on offert des fonctionnalités plus avancées comme l’utilisation des worflow, ou des métadonnées par exemple. Le paramétrages est devenus plus aisé (réduction progressive du code à développer). La portée de la GED s’est élargie dans des proportions dépassant les attributions des archivistes, et les informaticiens se sont naturellement positionnés comme chef d’orchestre du projet de GED, puisque les mieux aguerris à la gestion de projets technologiques. En effet à cette époque richesse fonctionnelles rimait surtout, avec richesse technologique.

De cette situation finalement assez nébuleuse, la haute direction ne savait pas décider qui devait avoir la charge de la GED (archivistes, informaticiens, chacune des directions opérationnelles, ou autre), ne sachant pas suffisamment ce que fait la GED dans l’entreprise. Aujourd’hui encore, les différentes directions subissent ou regardent la GED sans savoir vraiment ce qu’elle peut leur apporter. Ni les équipes en charges des processus ni le marketing ne soupçonnent souvent qu’ils seront les premiers bénéficiaires de la performance de la GED.

Pendant ce temps les éditeurs offraient des solutions de plus en plus ‘larges’ et souvent lourdes. Face à des décideurs qui dans le doute ont plus facilement fait confiance à de grosses compagnies pour des produits très chers, souvent sans autres arguments de choix précis que la pérennité de la compagnie et implicitement de la solution offerte… (les grilles de sélection de critères auxquelles la majorité des éditeurs savent répondre positivement, ne permettant pas de valider efficacement une solution parmi d’autres.)

Le pourquoi du pourquoi.

Comme dit précédemment la GED représente des fonctionnalités novatrices et il n’y a pas beaucoup de référentiels ni à des pratiques ni à des solutions dans l’organisation, lorsque le temps d’analyser les besoins arrive. Le niveau de connaissance et de formation est aussi, très limité (y compris chez les partenaires) du fait de la jeunesse du sujet. Si les archivistes dominent le sujet de la gestion documentaire, ils ignorent bien souvent les enjeux des processus ou des technologies connexes (gestion des courriels, signature numérique, métadonnées, capture, Cloud, ediscovery). La numérisation se révèle systématiquement comme un projet à part entière du fait des détails et des spécificités que l’on découvre à l’usage…. Les informaticiens de leur côté ne maîtrisent que peu les enjeux bénéfiques de la GED au delà de la performance apparente de la solution. Les équipes concernées au premier niveau, Processus et Marketing, ne savent pas définir quels besoins fonctionnels seront comblés par quels fonctionnalités de GED et plus largement du virage numérique.

Le déploiement se fait alors avec des résultats décevants :

scvsscIl est souvent constitué d’une installation-implantation technique avec paramétrage des postes clients et un zeste de formation. L’accompagnement au changement souvent mis en avant est mal assumé par des équipes connaissant plus la psychologie que la GED, sa portée et ses bénéfices au niveau de l’organisation et de l’utilisateur lui même. C’est par la suite que l’on découvre que le projet prend une tournure bien plus conséquente qu’initialement prévu. La bouchée trop grosse ne permet plus de respecter l’agenda et le budget, les implications de la gouvernance génère de nombreux sous projets; la GED perd son statut de simple solution d’accompagnement pour la gestion documentaire en devenant enjeu stratégique de la performance, registre qui nécessite une organisation tout autre..

  

Causes et conséquence

  • Faute d’avoir une solution en place, démontrant la performance de la GED.
  • Faute d’avoir des bénéfices suffisants à mettre en face des investissements parfois démesurés (dizaines de millions de dollars engloutis…)
  • Faute d’avoir une vision globale et stratégique du virage numérique dans lequel doit s’inscrire le projet de GED
  • Faute d’avoir suffisamment de connaissances en interne
  • Ayant démarré le projet la tête ‘la première’ par exemple, avec une numérisation massive
  • Ayant trop fait confiance au catalogue de l’éditeur
  • Ayant  pris le projet trop large dès le commencement

                                    La sagesse amène à un principe de précaution, le moratoire.

Conseils:

Il n’est pas possible de nier l’importance de la GED pour répondre notamment aux besoins de performances et de légalité. Si le projet est ‘sur la glace’, il devra donc être repris. Il convient donc de ne pas laisser au seul temps la faculté de repartir mieux la prochaine fois. Dans mes expériences, j’ai d’ailleurs, pu constater parfois une deuxième chute…

Les informations que je communiquerai dans mon prochain document, vous fournirons quelques clés de succès dans une approche pragmatique et performante. La priorité sera donnée à la recherche des bénéfices, dans un contexte de performance. La vision devra être proactive plutôt que réactive. La GED apportera ainsi sa contribution à la modernité des processus d’affaires intégrés aux réalités du virage numérique, sans devenir un système pieuvre et finalement inefficace.

Sans titre 3Il est impératif de continuer ou de mettre en œuvre une réflexion intégrée concernant ce virage numérique qui nécessite une trajectoire adaptée et un ajustement de la vitesse. L’arrêt, s’il apparaît sécuritaire comporte des risques préjudiciables à la finalité du projet. Le choix des contributeurs se révélera essentiel. Enfin le projet de GED ne pouvant être isolé, doit être intégré aux enjeux stratégiques et opérationnels.

20130214 Philippe Goupil   

Can  418 717 0359
US    949 208 1867
 
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Un avis sur « Les projets de GED, au Québec, en panne ! »

  1. Très intéressant !
    Clairement oui, la GED en soi n’a de sens que comme une brique d’un grand tout. Avoir une GED pour avoir une GED est aberrant.
    Peut être aussi un palier de maturité a été franchi que de dire : Stop à la GED toute seule, réfléchissons à son intégration avec une vue globale.
    Et puis d’abord, la GED ne veut plus dire grand chose : Un Système d’archivage est une GED, un serveur de fichier aussi, un espace collaboratif aussi.
    Une bonne gouvernance de l’information peut donner un sens à ce maelström de GED, encore faut il l’avoir mise en place ou avoir des profils qui se positionnent en « polytechniciens de l’information » et peuvent porter des projets, qui du coup seront moins compliqués mais plus complexes.
    A lire là dessus : http://www.3org.com/news/culture_et_usages/predictions-2013-2014-les-polytechniciens-de-linformation/

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