À la question quelles sont les solutions de GED disponibles sur le marché je réponds couramment qu’il en existe environ deux-cents ‘visibles’ et dignes d’intérêt sur le marché international dont plus d’une vingtaine au Canada.
Mais la question n’est pas de connaître la liste trop considérable de solutions variées disponibles.
En voici les raisons:
- Le succès d’un projet de GED est rarement attribuable à son éditeur.
- Le client et plus précisément l’équipe en charge de la GED est responsable au premier chef du succès ou de l’échec.
Contexte québécois
Il est important de préciser quel est le contexte de la GED au Québec.
- Il y a beaucoup plus de constats d’échec, au Québec, en matière de GED, que de succès.
- Il est quasiment impossible aujourd’hui de trouver une organisation pour laquelle la GED est déployée avec succès à la grandeur de l’organisation.
- Le gouvernement du Québec à adopté l’appellation GID pour ‘gestion intégrée des documents’, alors qu’on peut déplorer qu’il ne dispose que de solutions souvent peu évoluées et rarement modernes. Ces solutions ressemblent plus à des SAE (Systèmes d’archivage électronique) qu’à des solution de GED. Le terme de GID est finalement assez prétentieux en regard de la performance offerte aux utilisateurs.
- Un certain nombre de solutions sont disponibles et implantées au Québec, en provenance des États Unis, du Canada et de l’Europe, ou encore de la communauté internationale open source. Environs cinq éditeurs Québécois offrent des solutions. Il y a donc assez de choix !
La bonne question
La bonne question pour déployer la bonne solution est de savoir pourquoi nous souhaitons utiliser une GED, et comment nous allons l’utiliser. Je ne dis pas nécessairement la meilleure solution, car cet exercice est probablement impossible. Comme déjà dit, la part de responsabilité de l’éditeur n’est pas majoritaire dans le succès d’un projet de GED,
La recherche de bénéfices est le meilleur argument et la cible principale.
La conformité et la légalité ne constituent que des composantes de la motivation, du choix et du déploiement.
Les bénéfices principaux se mesure en termes de productivité, ce qui comprend les économies d’espaces, de temps perdu, de déplacements, habituellement cités, mais s’appuie principalement sur une optimisation des processus. Au gouvernement on parle de compenser les départs à la retraite et mieux servir les citoyens. En entreprises on parle de réductions de coûts et d’accroissement de la rentabilité et des profits.
Pour choisir une solution il va donc falloir rechercher les points ou une solution de GED va permettre ces bénéfices dans un contexte technologique et culturel existant.
Les solutions de GED pré-retenues doivent répondre à des fonctionnalités de base de la GED permettant le dépôt et la recherche des documents dans un contexte de gestion optimum s’appuyant notamment sur les principes de gestion documentaire et d’archivage d’une part et d’amélioration des processus documentaires (Workflow).
L’erreur encore fréquente est de vouloir établir une liste exhaustive de critères de choix. Avec quelques spécialistes de la profession, nous nous accordons à supprimer ce genre de liste pour la raison suivante: Nous arrivons à un nombre dépassant les mille questions pour essayer de discriminer un produit parmi plusieurs dix ou vingt. L’exercice devient rapidement impossible voir stupide. En effet, il n’existe aucune solution capable de répondre positivement à la totalité des questions. Même si on applique des variantes rendant certains critères obligatoires et d’autres, optionnels l’exercice restera impossible. Par ailleurs si la question est de savoir si une solution répond à un critère, l’important est surtout de savoir comment. (exemple: la solution dit être interfacée avec SharePoint (Microsoft); oui mais comment en fonction de chacun des différents aspects de la relation)
Le conseil que je donne est donc encore une fois, de partir des points ou les bénéfices seront les plus tangibles pour définir la meilleure utilisation de la GED et non pas de la soit disant meilleure solution du marché qui pourrait être présentée dans un célèbre tableau carré…
À titre d’exemple, des éditeurs prestigieux peuvent avoir des références calamiteuses du fait d’une mauvaise utilisation de leur solution. À l’inverse des solutions modestes vont être capables de répondre à des besoins bien déterminés.
Investir dix ou quarante millions dans un projet de GED n’est absolument pas un critère de succès.
La GED n’est pas chose compliquée, c’est ce que nous en faisons qui le devient!
Enfin, je constate que dans sa phase de pré-projet, la GED est parfois estimée jusqu’à dix fois moins de ce qu’elle coûtera, pour des performances potentielles sous estimées. La portée et les bénéfices à en attendre étant méconnus, la cible est, par voie de conséquence, mal définie.
Urgence !
Il est urgent de déployer la GED partout, mais avec calme, par étapes, et en commençant par des choses simples. La numérisation n’étant pas forcément le meilleur point de départ…
20121212 Philippe Goupil
Documents & Données 
C’est par « les carnets de Michel Roberge » que j’en suis venu à lire ce blog et j’y réagis par un copier/coller de mon commentaire sur celui sus mentionné.
Bonsoir,
Au hasard d’une promenade électroniques dans les venelles du village planétaire, je découvre votre commentaire et, par la même, le Blog « GED ECM & + ».
Sans autre prétention que celle d’œuvrer sur ce secteur depuis 2 décennies (par souci de déontologie, je passerai sous silence le nom de mon entreprise) je ne peux que partager vos points de vue.
Sans rien ôter à la qualité de vos analyses mais pour modérer peut-être le propos et, surtout, alléger les responsabilités, je me permettrai ici un léger commentaire : Les outils de gestion électronique de connaissances, et par extension les outils de GED (ou de GID donc), peuvent couvrir un spectre assez large qui va de la recherche de productivité – automatisation des processus documentaire, lecture automatique et reconnaissance automatique de documents, traçabilité probatoire (et probante) etc. – à l’accroissement de la valeur ajoutée.
Hors cet accroissement de la valeur ajoutée passe, en général, par le moyen donné à l’intelligence de « penser plus vite et plus loin ».
Et c’est là que souvent le bât blesse.
Il blesse au sens où rares (très rares) sont les outils qui autorisent ce gain qualitatif, dont tout le monde n’a certes pas besoin, mais il blesse aussi dans la mesure où cette perception des choses procède d’un changement paradigmatique comme l’exprime fort savamment un de mes amis.
Toute chose égale par ailleurs c’est se mettre dans la peau d’un voyageur de commerce à la fin du XIXème siècle et comprendre qu’un substitue au train sera ET l’avion (gain de productivité) ET le téléphone (accroissement de valeur ajoutée).
L’un est accessible à la pensée pour qui accepte l’idée qu’une machine puisse voler (mais imaginait-on possible qu’un ordinateur sache lire ?) l’autre est difficile car, dans une perspective où le téléphone est une autre façon de « prendre le train », il change non seulement notre rapport au temps et à l’espace mais élargi grandement le spectre des possibles (D’une certaine manière le E-commerce est une extension des fonctionnalités du téléphone).
Dans tous les cas, bravo à vos blogs.
André A.
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Merci pour votre commentaire éclairé et éclairant !
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